Bullet Journal – organiseer jezelf voor overzicht, creativiteit en efficiëntie

Door het Bullet Journal hou ik hoofd leeg genoeg om me te kunnen concentreren, ontspannen en creatief te zijn.

Ik denk op papier, zei ik altijd tegen mijn wiskundeleerlingen. Dat zei ik met reden: het is waar, en het was iets wat de meeste leerlingen nog moesten leren. Ik heb ‘nadenken op papier’ van geen vreemde: mijn vader (professor emeritus theoretische informatica) doet ook al zijn nadenken op papier. En waar hij over nadenkt is ingewikkelder dan je je voor kunt stellen.

We worden in onze moderne wereld overvoerd met informatie. Digitale methoden zijn fantastisch, maar ze helpen ons niet om het overzicht te houden. Mijn eigen digitale wereld bestaat bijvoorbeeld uit: evernote, onenote, Dropbox, Google Drive, Google Calendar, Facebook, twitter, email en LinkedIn.

Op die plekken ontvang en verzamel ik informatie en heb ik contact met mensen. De meeste mensen hebben een soortgelijk lijstje.

Dat is overweldigend en toch hebben we al die kanalen nodig.

Om orde te scheppen in mijn wereld – met alle projecten waar ik mee bezig ben – heb ik het ‘Bullet Journal’ ontdekt. En ik ben niet de enige – het is een ware hype.

Het Bullet Journal is een systeem waarbij je op papier aantekeningen maakt. Aantekeningen maken kennen we natuurlijk wel. Het nieuwe zit hem in de manier waarop je ze ordent.

Omdat Nederlandse bloggers het systeem nog niet in het Nederlands hebben uitgelegd, doe ik dat hier. Wie geïnspireerd is: Lees dit helemaal door, koop een aantekeningeboekje en ga aan de slag, beginnend bij het begin. Je merkt hoe het werkt, door het te DOEN!

Basis: chronologisch

Om te beginnen is het Bullet Journal chronologisch. Met andere woorden: je vult je aantekeningenboek van links naar rechts – en je laat je geen lege pagina’s open. Uitzonderingen komen hieronder langs.

Dit klinkt onhandig om strikt chronologisch te werken, maar het betekent dat je bullet journal je mentale process weerspiegelt en dat helpt bij het terugvinden van informatie.

Je ordent je te doen lijstjes per maand, evt. per week en per dag.

Basis: kort en bondig

Een andere basis van het Bullet Journal is ‘rapid logging’. Vrij vertaald: kort en bondig en dus snel aantekeningen maken.

Als je gaat googlen zul je online allerlei prachtige Bullet Journal layouts vinden. Ik gun het mijn medeblogsters van harte dat ze er zoiets moois van maken, maar het gaat bij bullet journaling toch in de eerste plaats om efficiëntie. Je schrijft puntsgewijs op wat je moet onthouden en je doet dat in zo weinig mogelijk woorden.

Aan de slag met het Bullet Journal

bullet-journal-sleutelSleutel

Nu komen we bij het bullet journal systeem zelf. Op de eerste pagina van je notitieboek (binnenkant kaft) maak je de sleutel (key).

Hiernaast die van mij.

Ik gebruik mijn bullet journal in de eerste plaats om mijn ‘te doen’ lijstjes bij te houden.

Zoals je kunt zien heb ik een symbool (gewoon een streepje) voor een taak en die taak krijgt een kruisje als ik er mee klaar ben.

Doorstrepen is gereserveerd voor taken die ik besluit niet te doen.

Het streepje wordt een pijltje naar rechts als ik het die dag niet gedaan heb> dan gaat het naar de volgende dag. ‘Carry Over’ heet dat in het Engels. Je kunt ook van je maandelijkse lijst verplaatsen naar de volgende.

Dat betekent dat je steeds weer opnieuw je lijstjes schrijft. Dat klinkt misschien onoverzichtelijk, maar het heeft als grote voordeel dat je er mee bezig blijft en dat je dingen die je niet blijkt te doen er gewoon de volgende keer niet op zet. En door streept, dus.

Een taak kan ook worden uitgesteld: dan wordt het streepje een pijltje de andere kant op.

Verder gebruik ik in mijn nieuwe Bullet Journal (begint in Oktober) kleine gekleurde stikkers om per pagina snel te kunnen zien waar het over gaat. Een kleur per onderwerp.

De pagina’s nummeren

Doe dit gelijk, tenzij je natuurlijk een notitieboek hebt gekocht waarin de pagina’s al genummerd zijn. Het lijkt veel werk, maar het helpt gigantisch om genummerde pagina’s te hebben.

Index / inhoudsopgave

bullet-journal-indexHier rechts zie je de inhoudsopgave van mijn eerste bullet journal. Ik bleek twee pagina’s (A5) nodig te hebben om de inhoud van een 120p aantekeningenboekje bij te kunnen houden.

Neem genoeg ruimte voor je index. Je kunt beter aan het eind van het jaar wat lege pagina’s hebben dan dat je je index moet gaan proppen. Dit is een uitzondering op de ‘geen lege pagina’s reserveren’ regel.

De inhoudsopgave is precies wat het lijkt: een manier om je aantekeningen snel terug te kunnen vinden.

Handig, die genummerde pagina’s!

Future Log – overzicht van de toekomst

toekomst logNa de index komt in je eerste bullet journal je future log – je overzicht van dingen die in de toekomst nog moeten.

In het oorspronkelijke bullet journal systeem komen hier niet alleen dingen die nog moeten, maar ook afspraken en zo. Dat vind ik onhandig: daarvoor gebruik ik Google Calendar. Ik kan me ook goed voorstellen dat je gewoon een agenda gebruikt.

Ik heb mijn toekomst log ingericht volgens het Alastair systeem. Daarmee plan ik meer dan een jaar vooruit, om de simpele reden dat er dingen zijn die telkens weer moeten gebeuren.

Om te begrijpen wat hierboven op het plaatje te zien is: ik heb het opgesplitst in 2016 en 2017.

Elke maand (genummerd 1-12) heeft een eigen kolom. Rechts zie je om welke taak het gaat.

Elke keer dat er iets te doen langs komt dat niet direct hoeft te gebeuren, schrijf ik het hier op en ik teken aan in welke maand het hoort. Evt. zet ik een preciezere deadline in de omschrijving.

Je houdt overzicht van de maanden door in de kolom te kijken wat er voor die maand speelt. Daardoor kun je nieuwe dingen gewoon onderaan toevoegen – de chronologie van de uitvoering volgt uit het kolommensysteem.

Het puntje kan een sterretje worden als je die taak gedaan hebt.

De pagina daarnaast heb ik ‘ooit‘ genoemd. Hier komen dingen die eigenlijk zouden moeten, maar waar ik geen tijd aan heb gekoppeld en die ook geen haast hebben. Ze zijn net te belangrijk om helemaal door te strepen.

Ik raad aan om voor je future log twee pagina’s te reserveren (op a5 formaat).

Belangrijk is dat dit overzicht niet compleet hoeft te zijn. De meeste ‘te doen’ dingen kun je gewoon in je lopende maand, week of dagoverzicht kwijt. Die volgen nu.

Monthly Log – Maandelijks overzicht

bullet-dagboek-maandElke maand begint in het Bullet Journal met een monthly log. Omdat je je aantekeningen chronologisch bij houdt, is dat gelijk het begin van de aantekeningen die je die maand maakt. Dat helpt met het houden van overzicht.

Neem hier een hele pagina voor – tijdens de maand kun je hier taken kwijt die je niet direct gaat uitvoeren. Omdat ik deze maand een aantal dingen met deadlines heb, heb ik die erbij geschreven en onderstreept.

Ik begin mijn monthly log door te kijken naar de vorige maand: welke taken staan er nog die deze maand moeten. Taken die nog staan die niet deze maand gaan gebeuren schrijf ik in mijn future log.

Vervolgens kijk ik naar mijn future log: welke taken staan er voor deze maand? Ook die schrijf ik in mijn monthly log.

Bij admin 2015 zie je tussen haakjes ook een nummer. Dat nummer verwijst naar de pagina waar ik alles heb opgeschreven dat ik nog moet doen voor mijn jaaropgave.

Nuttig, die bladzijdenummers!

Weekly log / daily log

daily-logTot nu toe heb ik het vooral gehad over langere termijn planning. De kracht van het bullet journal is o.a. dat het helpt om je prioriteiten voor vandaag helder te stellen- zonder dat je je langere termijn prioriteiten uit het oog verliest.

Het wekelijkse of dagelijkse overzicht is de kern van je bullet journal.

Hierboven drie dagen van mijn daily log. Zoals je kunt zien zijn mijn ‘te doen’ taken allemaal behandeld. In dit geval heb ik de meeste gedaan (kruisje),er zijn een paar gedaan (pijltje naar rechts), uitgesteld (pijltje naar links). Mijn voice mail ga ik niet aanpassen, heb ik toen besloten.

Je dagelijkse lijstje kun je de avond van tevoren maken, maar het kan ook ‘s ochtends als eerste taak van de dag.

Je daily log bestaat gewoon uit de dingen die je die dag van plan bent te doen. Veel mensen vinden het handig om hier ook afspraken op te schrijven.

Je kijkt bij het maken van je overzicht naar taken uit je eerdere overzichten – waar van toepassing. Dus als je een wekelijks overzicht gemaakt hebt, kijk je welke van die taken vandaag kunnen. Idem voor je maandelijkse overzicht.

Ik vind het handig om mijn lijstje prioriteiten mee te geven. Voor het streepje komt een 1, 2 of 3 (meer is niet handig) voor taken die ik echt die dag gedaan wil hebben. De rest zijn dingen die handig zouden zijn om te doen, maar het hoeft nog niet.

Collections / verzamelingen

geluk

Nu wordt het leuk. Verzamelingen zijn pagina’s in je bullet journal – en ja, ik neem meestal een hele pagina per verzameling – waar je aantekeningen over een project maakt, lijstjes bij houdt etc.

Hierboven mijn lijst met dingen waar ik gelukkig van wordt. Dat is een idee dat ik ken uit de mindfulness-wereld: om je prioriteiten te kunnen stellen is het handig om te weten wat je leuk vindt. Het is ook handig om helder te hebben als je, zoals ik, op zoek bent naar werk.

In Bullet Journal termen is dit een ‘verzameling’. Ik heb deze verzameling een blauw en een rood stickertje gegeven omdat het zowel nuttig is voor mijn persoonlijke ontwikkeling als voor mijn sollicitatiebrieven en dergelijke.

Voorbeelden van verzamelingen die ik de afgelopen maanden heb bijgehouden:

  • wensenlijst
  • dingen waar ik dankbaar voor ben (word je vrolijk van)
  • verjaardagscadeau ideeën voor mijn broertje
  • vragen om te stellen tijdens een sollicitatiegesprek
  • schrijfideeën
  • slaapdagboek
  • project aantekeningen (uiteraard per project)
  • contactenlijstjes per project:  de contact gegevens houd ik digitaal bij – dit zijn geordende lijstjes namen.
  • meeneemlijst voor de retraite waar ik deze zomer naartoe geweest ben
  • terminologie

Maar je kunt – het is jou bullet journal – hier alles doen wat je wilt. Experimenteer er mee!

Threading / verwijzingen

bullet-journal-threadingVoor projecten is een pagina natuurlijk vaak niet genoeg. Grote projecten geef ik vaak een eigen schrift, maar voor kleinere projecten heeft dat geen zin.

De bullet journal oplossing is om in de index bij te houden op welke pagina’s je voor dat project gebruikt hebt.

Daarnaast gebruik ik ‘threading’. Dat is niets anders dan op de pagina zelf aangeven waar de vorige pagina over dat onderwerp is – en de volgende.

Zie het plaatje. Je ziet de linkeronderhoek van pagina 40. De vorige pagina in die verzameling is op pagina 38, de volgende op pagina 42. Dat maakt heen en weer bladeren makkelijker.

Keep it real

2016-08-17-13-53-18Ik heb in dit stuk express foto’s gebruikt uit mijn eigen bullet journals. Zo kun je zien dat het er niet om gaat dat het er allemaal fantastisch uit ziet.

Mijn nieuwe bullet journal begint veel netter dan het plaatje hierboven, waarschijnlijk door de layout van de pagina’s. Dat is natuurlijk fijn, maar ik merkte dat het ook betekende dat ik minder makkelijk dingen terug vond. Vandaar dat ik met die stikkers ben gaan werken.

Het heeft dus ook nadelen om netjes te schrijven. Mijn punt is: werk met wat voor jou werkt en pas het waar nodig aan. Trek je niets aan van de mooie plaatjes op Pinterest, tenzij je dat leuk vindt, natuurlijk.

Benodigdheden

Aantekeningenboekjes

2016-09-29-07-31-16Ik raad aan om gewoon een aantekeningenboekje met harde kaft te kopen op het standaard A5 formaat.

In de internationale bullet journal scene wordt veel geschreven over de perfecte bullet-journal-aantekeningenboeken. In Nederlandse kantoorboekhandels zijn heel veel goede, leuke en mooie aantekeningenboeken te krijgen zoals dat mooie rode boekje waar ik dit stuk mee begon.

Het grijze boek dat ik voor mijn nieuwe bullet journal gebruik (met die puntjes) is een Leuchtturm1917. Het voordeel is dat er al ruimte voor een index in zit en dat de pagina’s genummerd zijn. Het is leuk dat het twee linten heeft om belangrijke pagina’s terug te kunnen vinden. De pocket achterin is intussen behoorlijk standaard. Ik mis een lus voor mijn pen.

Leuchtturm1917 wordt internationaal geroemd om de kwaliteit, maar die valt me tegen. Gewoon schrijvend met balpen, schijnt wat je op de ene pagina schrijft er aan de achterkant doorheen. Dit vind ik niet een groot probleem, maar Bekking&Blitz (dat rode boekje) heeft zwaarder papier. Leuchtturm1917 blijkt qua papierkwaliteit niet te onderscheiden van Moleskine – goed genoeg maar niet uitstekend.

Met andere woorden: als je het niet erg vindt om zelf je pagina nummers te schrijven, koop gewoon een leuk aantekeningenboekje.

Omdat het Bullet Journal systeem zo populair is zijn er ook kant en klare bullet journals te koop. Deze hebben meestal dezelfde puntjes-grid die je ook in de Leuchtturm1917 serie kunt krijgen en daarnaast uitleg over het systeem.

Het voornaamste verschil met de  Leuchtturm1917 is dat je in de meeste ‘bullet journals’ op de Nederlandse markt geen genummerde bladzijden hebt: als je een index gebruikt zul je zelf je pagina’s moeten nummeren.

Klein spul

Linten zijn leuk, maar ik gebruik daarnaast graag de zelfklevende verplaatsbare ‘pagina-tabs’ (denk post-it). Te krijgen bij o.a. de Albert Heijn en de Bruna.

Verder heb je een werkende pen nodig. (goh) Eventueel kun je een gekleurde pen kopen om belangrijke dingen te benadrukken.

Ik heb voor dit nieuwe bullet journal ook van die kleine gekleurde ronde stickertjes gekocht. Ook weer bij de Bruna.

Meer over het Bullet Journal (in het Engels, met bronverwijzingen naar de uitvinder etc)